档案接收制度

 

一、立卷部门整理好的案卷，经档案部门检查合格后，填写移交目录，在规定移交时间内，双方严格履行签字等手续，并各执一份存查。 

二、移交档案时，交接双方必须当面认真清点，做到移交清册中的档案数量与实际数量一致。 

三、档案部门在接收档案时，必须认真按照《湖北汽车工业学院档案工作规范》检查验收案卷质量，对不符合质量要求的案卷不予接收。 

四、档案馆每年六月底前完成上年度档案的接收工作。 

五、档案馆对院内撤销机构的档案应及时接收归档，防止档案遗失，保证撤销机构档案资料的完整齐全。 

 

档案整理制度

一、按照国家有关规定和档案工作规范要求，馆内所有档案必须按门类进行整理，做到同一个门类的档案不能分散，不同门类的档案不能混杂，各门类档案存放有序。 

二、档案的系统整理，应在文件收集齐全的基础上，按照一定的原则和属性进行分类、编号、排架。对档案馆内的档案分类、编号、排架，一经确定，不要随意变动。 

三、编制不同门类档案的案卷目录、分类目录、全引目录、专题目录索引等检索工具。 

四、学院各部门在每年6月底前完成各类文件材料的整理、装订、移交档案馆后档案馆在11月底前完成各类档案的整理、编号、排架等归档工作。 

 

档案鉴定、销毁制度

一、档案馆对拟归档的文件材料等，按国家档案局及学院立卷归档的有关规定进行鉴定，确定归档范围及保管期限。 

二、保管期满的档案，档案馆登记造册，聘请有关专家成立鉴定小组。鉴定小组对拟销毁档案提出分析报告和清册，上报学院及有关部门审批。 

三、经鉴定审批可销毁的档案，由档案馆组织复核，经审定无保存价值的方可销毁。 

四、档案销毁时，学院应派两人将销毁档案送市保密局指定地点监销。监销完毕，监销人在销毁清册上签名。档案馆在相应登记簿和案卷目录中注明“已销毁”字样。 

五、销毁档案的鉴定分析报告、销毁清册及各级审批文件应归档保存。 

 

档案保管制度

一、档案馆负责统一管理学院各门类各种载体的档案，对密级档案要严加保管，保证档案的完整与安全。 

二、档案装具必须整齐划一。档案库房必须符合档案保管的要求。 

三、档案库房必须具备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光等保护措施，安装铁门、铁窗和窗帘，配备灭火器、去湿机、吸尘器、空调机等设备，以延长档案的寿命。 

四、档案库房、查阅档案用房、办公用房应三室分开。 

五、定期清查核对馆藏档案和检查库房设备，切实做到账物相符及设备完好，如发现问题及时报告，妥善处理，如因管理不善造成损害和丢失的，应追究有关人员责任。 

六、库房档案应排列存放有序，方便查找。 

七、对破损的、字迹褪色的档案要做好技术处理，应及时修复和复制，最大限度地延长档案寿命。 

八、档案移交、接收双方必须严格履行交接手续，并各执一份存查。 

 

档案统计制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国统计法》和上级有关统计工作的法令法规。 

二、确定专人负责学院各类档案的统计工作。 

三、建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和档案馆内各种档案数据。 

四、按照上级档案部门的要求，及时、准确、实事求是的报送各种报表。 

五、对上级的各种统计资料，必须真实，不得虚报、瞒报、拒报、迟报，不得伪造、篡改。 

六、加强档案整理和利用统计工作，对统计资料进行分析研究，总结工作，提高管理水平。 

 

档案利用制度

一、学院档案馆所保存的档案，主要供本校利用。学院各部门因工作需要，经有关部门批准后，均可查阅档案。 

二、院外单位和个人持合法证明，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可摘录和复制。 

三、院外单位或个人查阅学院未开放的档案，经档案馆同意方可查阅，涉及学院核心工作或党和国家秘密，须经院领导批准。 

四、档案馆所藏档案一般不借出，确因特殊需要借出档案，说明理由，经批准后，方可借出。借出档案严格履行借出登记手续，限期归还。 

五、档案复制由档案馆负责，外单位或个人复制档案按规定收费。 

六、未经学院授权，任何组织或个人无权公布学院档案内容。 

 

档案保密制度

一、档案工作人员必须遵守《保密法》和《档案法》有关规定，履行保守国家秘密的义务，切实维护和保障档案的完整与安全。 

二、档案密级的划分、变更和解密，必须严格按照国家有关保密规定执行，任何组织或个人不得擅自确定和改动。 

三、秘密以上的档案应妥善保管，严防泄密和失密事件发生。 

四、凡查阅秘密级档案需经有关部门及档案馆批准，查阅机密级以上档案，必须经院领导批准，由档案馆根据查阅内容提供档案，在指定地方查阅，不得私自抄录和带走秘密级以上的档案。 

五、不得给利用者（经批准有关组织除外）查阅涉及到组织对个人鉴定、评定意见等方面的材料。 

六、档案馆需指定专人负责有密级档案的收集、整理、保管工作。 

七、档案馆所有人员不得私自查阅保密档案。 

 

档案馆计算机设备与网络安全管理制度

为进一步加强档案馆计算机设备及网络安全管理，确保日常工作正常进行，特制订本制度。 

一、馆内计算机及有关设备的使用由馆领导统一安排和调配，充分发挥计算机及网络在档案管理中的重要作用。 

二、利用计算机及网络技术做好电子档案管理工作。对删除、修改、发布电子档案信息，必须按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《湖北汽车工业学院关于电子档案管理办法》有关规定执行。 

三、档案馆网站由专人负责管理和维护。定期做好档案馆网页制作和数据更新工作，保证网站信息的时效性、可利用性和安全运行。 

四、工作人员要严格按照计算机使用程序进行操作，定期对计算机病毒进行检测和清除。一般不允许使用外来磁盘，确因工作需要，须经专门人员做好病毒检测后方可使用。 

五、计算机及网络设备为学院公共资产，必须爱护使用和定期保养，当发现问题和故障时，应及时报告，以便问题和故障能得到及时解决、排除，保证计算机及有关设备使用安全。同时，不得用计算机做与工作无关的事务。 

六、做好防火防盗工作，加强计算机及有关设备安全管理，切实做到每天下班前切断计算机及有关设备电源，关锁好门窗，确保设备安全。