第一部分 学校基本情况
一、单位名称
湖北汽车工业学院
二、学校基本概况
湖北汽车工业学院始建于1972年，是当时中国第二汽车制造厂为解决工厂建设汽车人才紧缺问题而建立的一所职工大学。经过十余年的发展，于1983年由国务院批准在二汽工人大学的基础上成立湖北汽车工业学院，学院由中国汽车工业公司和湖北省人民政府双重领导，以中国汽车工业公司为主，第二汽车制造厂管理（国家教育部（83）教计字114号），原中科院学部委员孟少农任首任院长。1994年，学院列入机械工业部院校序列，实行机械工业部和湖北省人民政府双重领导，以机械工业部为主，东风汽车集团管理的管理体制（国家教委教计【1994】140号）。1998年，根据国务院国办发【1998】103号文件精神，学院划归湖北省人民政府管理，但人、财、物仍继续由东风汽车集团管理。根据国务院国办函【2001】66号精神，湖北汽车工业学院办学经费由财政部、湖北省和东风汽车公司每年各安排1000万元。2006年，在湖北省人民政府及十堰市人民政府和东风汽车公司等多方协商的基础上，决定将湖北汽车工业学院由东风汽车公司管理完全划转归湖北省人民政府管理，实行省市共建，以省政府领导为主的管理体制。2007年11月15日，湖北省机构编制委员会发文（鄂编发【2007】180号）正式明确学校为湖北省政府主办的本科层次的普通高等学校，归口省教育厅管理。
学校坐落在风景秀丽的汽车城——湖北省十堰市。位于汉水之滨、旅游胜地武当山的北麓,环境幽雅，景色宜人。学校办学特色鲜明，是全国唯一以汽车命名的本科院校。经过四十多年的建设和发展，在本科办学经验、基本办学条件、办学规模及科学研究、研究生教育等方面都取得巨大进步：学校为全省就业工作先进高校、中央与地方财政共建高校、省文明单位、省依法治校示范校、省大学生思想政治教育先进高校、省高校家庭经济困难学生资助工作先进单位。2008年被国家教育部评定为本科教学水平评估“优秀学校”、2011年入选教育部第二批卓越工程师教育培养计划高校，2013年7月被国务院学位委员会批准为硕士学位授予单位。
学校占地面积829亩，建筑面积32.4万平方米，全日制在校生（含硕士研究生）9200余人。现有教职工997人，其中专职教师526人，教师中具有博士和硕士学位的比例为70%，教授、副教授比例为33%。图书馆馆藏文献丰富，馆藏图书55万余册，电子报纸101种，电子图书100多万种；现代化信息网络系统覆盖全校；教学设备精良，教学科研仪器设备总值1.19亿元。
学校以工为主，工、管、经、文、理、法、艺多学科协调发展。现设有机械工程学院、电气与信息工程学院、材料科学与工程学院、汽车工程学院、经济管理学院、马克思主义学院、外国语学院、理学院、继续教育学院、体育课部等10个教学单位。开设有机械设计制造及其自动化、车辆工程、工商管理等30个本科专业；拥有车辆工程、机械设计制造及其自动化、材料成型及控制工程3个国家级特色专业建设点，教育部“卓越工程师教育培养计划”专业3个，国家级专业综合改革试点专业1个，“湖北省战略性新兴（支柱）产业人才培养计划”专业8个，省级品牌专业4个；省级专业综合改革试点6个，拥有1门国家级精品课程，9门省级精品课程，4门省级精品资源共享课，2门省级精品视频公开课；拥有1个国家级实验教学示范中心（汽车产业实验实训教学中心），2个国家级工程实践教育中心，1个国家级大学生校外实践教育基地，5个省级实验教学示范中心（含1个省级重点实验教学示范中心），2个省级虚拟仿真实验教学中心，1个省级大学生创新活动基地，3个省级大学生实习实训基地；现有机械工程、材料科学与工程两个学术型硕士学位授权点；工程管理（MEM）、工程硕士（车辆工程）、工程硕士（电子与通信工程）3个专业型硕士学位授权点。
学校在汽车、机械、材料、电子等方面具有较为突出的学科优势和特色。现有机械工程和材料科学与工程2个省级重点特色学科，控制科学与工程和工商管理2个省级重点培育学科，汽车节能技术协同创新中心，汽车动力传动与电子控制1个省级重点实验室和7个校级重点实验室；建有国家工程技术研究中心分中心1个、省工程技术研究中心4个、省校企共建研发中心3个，省工程实验室1个，省工业设计中心1个、省国际联合研究中心1个；拥有8个省级科技创新团队。近五年，学校主持和承担了国家“863”计划项目4项，国家自然科学基金项目12项，国家科技支撑计划及其他国家级项目6项，省部级科研项目265项。《混合动力城市客车节能减排关键技术》荣获2009年度国家科技进步二等奖。
学校现有产学研合作基地81个。近年来，学校又先后与地方政府及相关企业建立了全面合作关系，建有校外大学生实习实训基地160多个，其中3个基地获得省级实习实训基地称号。多年来，学校为我国汽车行业发展和地方经济建设作出了突出贡献。
四年来，我校学生获得省部级及以上奖励917项，其中国家一等奖41项，二等奖68项，获奖学生达2071人。我校HUAT车队在2012第三届、2015年第六届中国大学生方程式汽车大赛上两次问鼎全国总冠军，并于2013年8月代表中国赴德国参加国际比赛，成为德国F1赛场上迄今为止首个完成所有比赛项目的中国车队。2014年9月，HUAT车队在日本静冈举办的第12届日本大学生方程式汽车大赛（JSAE）上，最终获得18名（共计88名）的优异成绩，该成绩刷新了中国大学生赛车队参加此项赛事的历史纪录，也是至今为止国内车队在国际赛事中获得的最好成绩。
三、目前学校机构设置
（一）党群机构
学校办公室（党办、校办）
纪委（监察处）
组织部（统战部、党校）
宣传部
学工部（团委）
工会
（二）行政机构
教务处
人事处（职改办）
科技处
研究生处（学科办、学位办）
财务处
审计处
基建管理处
离退休工作处
保卫处（武装部）
国际合作交流处
后勤管理处
资产管理处（招标办）
（三）直属机构（单位）
图书馆
高教研究所
校医院（计生办）
武汉事业部
信息技术中心
资产经营公司
（四）科研机构
汽车动力传动与电子控制湖北省重点实验室
汽车节能技术湖北省协同创新中心
第二部分 档案全宗概况
一、学校档案工作基本情况
湖北汽车工业学院档案馆于2003年12月在原综合档案室的基础上成立，挂靠在校办。早在1996年，原综合档案室就被湖北省教委、省档案局评为“湖北省高校档案工作先进单位”。学校档案工作由校长直接领导，配备有包括馆长在内的7名在编专业技术人员（含史志），全部取得了“档案人员业务合格证”，组建了兼职档案联络员队伍共计43人。现有馆舍面积1505平方米（不含校史馆），其中库房面积680平方米。档案馆内配有去湿机、复印机、数码相机、防磁柜、扫描仪、电脑、密集架等设备。库房均装备档案密集排架，排架总长为636米。各类硬件设施基本配备到位，基本满足今后5-10年档案工作规范化建设发展需要。
学校档案馆主要工作职责：贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类档案及其有关资料；开展档案的开放和利用工作；负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面的协作，进行档案信息交流；负责对全校档案工作人员的业务培训；开展档案宣传工作和利用者教育活动；开展档案学术研究和交流活动等。
（一）档案工作机构沿革
| 时间 |
名称 |
归属 |
馆长 |
备注 |
| 1972年12月-2003年2月 |
档案室 |
院办 |
校办主任兼 |
|
| 2003年3月-2008年8月 |
档案馆 |
党办/院办 |
庞凤君 |
|
| 2008年9月-2014年11月 |
档案馆 |
党办/院办 |
吴顺仙 |
|
| 2014年12月至今 |
档案馆 |
党办/院办 |
董宇 |
|
（二）学校档案工作概况
档案工作是学校重要的基础工作之一。它涉及学校的方方面面，每一部门，每一个人。《中华人民共和国档案法》规定, 档案馆具有双重功能，即行政管理和业务工作职能。档案馆既有集中统一管理档案为学校各项工作服务的义务，也有对各部门立卷工作进行业务指导的权利。湖北汽车工业学院档案馆是学校档案工作统一归口管理部门，既对全校档案工作统筹规划、协调，全权对学校归档单位档案管理工作进行监督和指导。近几年来，在全校教职员工的共同努力下，在学校领导的关心重视下，我校档案管理水平、办公条件、库藏条件得到了大的改善。为适应档案馆规范化建设需要，学校重新调整了档案工作领导小组，确定了各单位部门档案工作分管领导和兼职档案员，形成了全校档案工作网络；校党委书记程红兵、校长钟毓宁亲临档案馆视察指导工作，特批专项经费用于购置库房空调、去湿机、温湿度仪、复印机、防磁柜、档案操作台、查阅服务台、计算机等基础硬件和办公设备；2015年年初，学校又将档案工作作为党政主要工作，把A达标作为工作主要目标，列入学校年度党政工作要点，还将纳入各单位年度工作目标。
档案馆十分重视现有档案资源的开发利用，充分挖掘档案资源的价值，先后编研了各种内容的年鉴资料，分别刊登出版在《湖北教育年鉴》、《中国汽车年鉴》、《湖北发展改革年鉴》等刊物上，并且档案馆每年自编一本档案编研资料汇总印发给学院各职能部门及院（系）档案联络员，作为学习资料存档。档案馆注重档案信息化建设。初步配备了数据库服务器、扫描仪、数码相机、防磁柜等硬件基础设施；建立了档案馆门户网站，提高档案工作的效率，让档案更多、更及时地服务于广大利用者；引进了南大之星档案网络管理系统，该系统具备全文管理与全文检索，图像、录像、录音等多媒体档案管理，档案信息统计，档案借阅利用等功能，具有信息录入与信息输出格式标准规范、信息安全可靠等特点。
建馆以来，档案馆工作人员齐心协力，积极履行自己的工作职能，以“存史资政、育人服务、奋发有为、传承发展”的办馆理念，通过各种途径、采取各种办法，提高档案业务工作能力，进一步丰富馆藏，规范档案管理，为使学校档案管理水平上台阶付出了不懈努力。具体做法体现在以下方面：1、潜心学习国家、省市及高校档案管理办法等一系列法规文件，结合学校档案工作的具体实际，相继（修）制定出台了一系列有关档案工作的文件和内部管理制度；2、先后组织档案专兼职工作人员赴清华大学、陕西师范大学、三峡大学、华中师范大学、长江大学、湖北文理学院进行业务考察学习；参与省档案工作第十协作组的业务交流活动；参与省档案局、省高等学校档案协会组织的学术交流活动；参与市档案局组织的业务学习活动；3、经常性开展校内档案专兼职人员业务培训；4、正在筹备推进建设校史馆，进行爱校教育；参与编写校史、校志、大事记、年鉴等；建设档案馆网站；5、新上岗人员参加省档案局举办的“上岗培训”业务学习，取得上岗证；6、在完成馆内日常工作的同时，校办领导还大力支持档案人员定期进行档案业务学习，探讨业务知识，交流工作中的心得体会，档案管理业务水平有了很大的提高；撰写档案学术论文并发表；7、档案数字化工程已步入实施阶段；8、档案馆正在充实和完善档案管理数据库，常年提供档案借阅服务。
学校党委行政对档案馆工作高度重视，明确提出了在学校建设发展规划中，将档案馆、校史馆融为一体的设想，并希望档案馆立足高起点，实现科学发展跨越式目标。全校档案工作者时刻不忘学校党委的重托，把神圣的责任感和使命感倾注于平平凡凡的工作，倾注于默默无闻的事业，转变观念，改革创新，有为才有位，热忱为全校师生和干部员工服务，为学校事业科学发展作出应有的贡献。
二、馆藏档案情况
（一）馆藏档案来源
我馆馆藏档案主要来源于学校下设的职能部门、直属机构、科研机构、二级学院共37个部门。
（二）档案分类
按照《高等学校档案管理办法》与《高等学校档案实体分类法》所规定的党群、行政、教学（含学生）、科研、基建、仪器设备、产品、出版、外事、财会等10类进行分类整理。现馆内按管理领域分综合档案管理（综合文书档案、科技档案、财会档案）、干部人事档案管理、在校学生档案管理三大部分，另加声像和实物档案管理。
（三）档案总数量
学院档案馆现有馆藏档案总数量21043卷（盒）、4093件，档案上架排列总长度达636米。其中综合档案10135卷、4093件；干部人事档案1742卷（盒）；在校学生档案9166卷（袋）。
（四）档案起止年代
馆藏档案形成的最早年代是1968年8月19日，文件内容“国家建设征用土地协议书”存于基建档案17.181.11.1（按东风公司基建档案整理规范）卷宗中，最晚年代是2015年。
（五）各类档案的整理情况
2001年（含）以前综合文书档案的整理按照《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式标准》的要求进行整理，采用“年度—问题”二级分类方法进行分类。
2002年（含）以后的综合文书档案按照2000年12月国家档案局正式颁布的《归档文件整理规则》的要求进行整理，归档文件采用“年度—机构（问题）—保管期限”的三级分类方法进行分类。
2004年以前大部分基建档案（114卷）的整理按照东风公司基建档案整理规范进行整理。
财会档案按照财会档案的整理办法由计财处专门人员立卷归档，干部人事档案严格按照《干部人事档案工作规范》进行整理。
1、党群类档案：共有档案 496卷、1294件，主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。
2、行政类档案：共有档案750卷、2376件，主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财会等部门除外）在工作中形成的文件材料。
3、教学类档案：共有档案2863卷，主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
4、科研类档案：共有档案18卷、科研综合文件80件、专利12件。主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中逐年形成的文件材料。
5、基本建设类档案：共有档案196卷、基建综合文件96件，主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
6、仪器设备类档案：我馆近20年没有此类档案。主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
7、产品类档案：我馆目前没有此类档案。主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
8、出版类档案：共有档案32卷，主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
9、外事类档案：共有档案71卷，主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
10、财会类档案：共有档案5702卷，财务综合文件235件，主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
11、声像档案：共有档案7卷（盒），主要有反映学校行政管理、教学、外事、党建、文体活动等方面的声像材料。
