汽院院发〔2009〕111号
第一章 总 则
第一条 档案工作是学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策，加强我校档案建设、保持档案工作与学校各方面工作的协调发展，为教学、科研、管理和其他各项工作服务。
第二条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》（2008年9月1日），结合我校实际，制定本条例。
第三条 我校档案是指在教学、科研、党政管理、人事、学工、财务、基本建设、设备仪器管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同的历史记录。
第四条 档案工作作为一项事业列入学校整体建设和工作计划并成为各级领导职责和管理工作的组成部分，在人员配备、经费、用房的基本条件上给予保证。
第二章 体制、机构和任务
第五条 我校档案工作由一名校领导分管，学校办公室直接领导，同时接受上级业务部门的监督和指导。校属各单位必须有一名负责人主管本部门的档案工作，并配备档案联络人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第六条 档案工作要纳入领导的议事日程，纳入教学、科研及各项管理工作，纳入教师专业人员和干部的职责范围，在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第七条 我校档案工作实施统一领导、集中管理的原则。学校建立综合档案工作机构——校档案馆，对党政管理、教学、科研、人事、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、实物等档案实行统一管理。
第八条 学校档案馆既是学校档案工作的管理部门，同时又是保存和提供利用本校档案的机构。
第九条 我校档案机构的管理职责和任务是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第三章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十条 我校形成的各类档案，既是学校工作的真实记录，也是国家的宝贵财富，必须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统，有利于开发利用。
第十一条 文件材料归档实行职能部门和课题组立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按各类档案管理规范进行立卷，定期向学校档案馆移交。档案馆则应加强部门立卷指导工作。
第十二条 凡个人在教学、科研、管理及一切职务活动中形成的各种载体形式的重要材料必须按照规定归档，任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有；对于非职务活动形成的重要文件材料，档案馆可采取征集、代管等形式收集保管，对于移交和捐赠档案馆的部门和个人应当尊重其权益。
第十三条 充分发挥档案法规的行政监督职能。在领导支持、职能部门配合下，严格把好鉴定验收、上报成果、晋升等关口。在科技成果鉴定、基建工程验收、大型仪器设备开箱时，档案人员必须参加，有关业务人员会同档案人员对应归档的文件材料加以审查，并签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的科研项目一律不予上报、不予验收。其他各种门类档案也应采取相应措施，使立卷归档工作制度化。
第十四条 归档范围
（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。
（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学质量、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
（五）科研类：主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
（六）基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
（十二）声像类：主要包括学校各项活动中形成的照片（底片）、录音、录像带、幻灯片、光盘等声像材料和配套的文字说明及材料。
（十三）实物类：主要包括反映本单位历史真实面貌的，对学校和社会具有保存价值的特定物品，如：奖状、奖杯、锦旗、证书、纪念品等。
（十四）人事档案：主要包括教职工档案、学生档案；教师（专业技术人员）业务档案。
归档的档案材料可包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十五条 案卷质量要求
（一）各类档案的质量要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
（二）卷内文件材料必须是原件，必须准确反映我校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，字迹工整、清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写工具。要去掉卷内文件的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，以左下方对齐，在左侧装订。不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。成卷装订的卷内文件编件号。
（三）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。专题性、成套性档案（含教学、科研、产品、科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。
（四）档案的保存价值，要根据学校工作需要为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。
（五）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长期利用价值的，为永久保管（50年以上）。
（六）凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，为长期保管（16年至50年）。
（七）凡在短期时间内对学校工作有查考利用价值的，为短期保管（15年以下）。
（八）页号的编写：卷内文件材料按顺序排好后，不论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号。
（九）每个案卷必须按规定格式填写卷内文件目录。
（十）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。如无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。
（十一）案卷题名应简明确切，一般包括主要负责者、内容、名称（文件）等。部分案卷题名可以是项目的名称代词、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50个字。
第十六条 归档时间和手续
（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底以前将整理好的文件材料归档。
（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前将整理好的文件材料归档。
（三）科研档案在项目完成后3个月内调整好归档。
（四）基建项目在竣工验收后6个月内调整好归档。
（五）向档案馆移交档案必须履行归档手续，填写移交清单一式2份，交接双方签名盖章各存一份备查。
第四章 档案的保管与利用
第十七条 档案分类编号力求统一规范，档号编制要便于手检、机检，便于对档案的控制、利用和科学管理。
第十八条 严格执行安全保密制度，档案不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。
第十九条 档案摆放采取将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放的排架方式。同时，档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染工作。
第二十条 建立档案借阅制度，积极提供利用，同时按密级履行审批手续。档案查询、借阅须办理登记手续，借出档案，限期归还。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人，违者按有关规定严肃处理。人员一旦调离、退休或辞退，应先将所借档案归还后方可办理离职手续。
第二十一条 查询、摘录、复制未开发的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家机密，应当经学校保密工作部门批准。
第二十二条 学校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批注。
第二十三条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆用于公益目的的档案不得收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用。
第二十四条 学校档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。
第五章 奖励和处罚
第二十五条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第二十六条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，有司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第六章 附 则
第二十七条 根据本条例制定各门类档案管理制度及准则。
第二十八条 本条例与上级规定相抵触的，以上级最新规定为准。
第二十九条 本条例自公布之日起实施。以往公布条例同时废止。
二○○九年十一月十八日
