第一章 总 则
第一条 凡是学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表和声像载体材料，均属党政档案。
第二条 全院党政档案由院档案馆实行集中统一管理。
第三条 学院实行文书处理部门立卷制度，各单位应按归档要求，做好部门立卷工作，向院档案馆移交应归档的文件材料。
第四条 学院各单位均有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职联络员负责党政文件材料的收集、整理和归档工作。
第二章 归档范围和归档时间
第五条 党政档案归档范围：各单位在日常工作活动中形成和办理完毕的、反映本单位职能活动和历史面貌具有考察利用价值的收发文、会议记录、会议文件、统计报表、大事记、规章制度、重要活动形成的材料等等。具体范围见《湖北汽车工业学院党政档案类目和保管期限表》。
第六条 不需要归档的材料：
1、上级机关普发供参阅的文件、征求意见未定稿的文件。
2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。
3、未经会议讨论、未经领导签发的未生效的文件。
4、重份文件。
5、不需要办理的文件。
6、其他不需要归档的文件。
第七条 党政档案归档时间：每年第二季度之前完成上一年的各项立卷归档工作，各单位立卷归档时间按每年下发的时间安排表。
第三章 立卷归档办法
第八条 立卷分工：学院各部门、各直属单位和各系均为立卷单位。原则上各单位负责本单位自身形成的文件材料的立卷归档工作。收文：上级机关下达的综合性文件，由党委办公室、院长办公室立卷；具体专业性、业务性的文件，由承办单位立卷；几个部门共同承办的，有主要承办单位立卷；发文：由办理单位立卷，两个以上单位共同办理的，由主办单位立卷。
第九条 立卷单位必须做到归档文件材料的齐全、完整。要做好平时文件材料的积累、整理工作；做好收发文登记、文件催办和回收工作；及时将办理完毕的文件材料按问题、名称等特征归入相关卷内，定期检查，发现短缺及时找回。
第十条 立卷单位应按文书立卷的要求做好立卷工作，并把好本单位形成的文件材料的质量关，要对文件的格式、用印、日期、书写材料、用纸规格等进行检查，严禁使用铅笔、圆珠笔，凡不符合要求的，要请求有关人员改正。
第十一条 为加强党政档案计算机管理，各单位要逐步使用学院档案馆的档案管理软件，建立本单位党政档案数据库。
第十二条 文件材料归档前，单位分管领导应进行检查审核，看文件材料是否齐全完整，是否符合归档要求。检查完后需在备考表上签字，为了确保部门立卷的质量，单位领导还应加强对本单位人员档案意识教育。
第十三条 学院档案馆负责对各单位立卷工作的业务指导，并做好归档文件材料的检查和接收工作。
第四章 档案保管和利用
第十四条 学院档案馆对归档材料按要求进行编号、上架，并编制各种检索工具以便利用。
第十五条 学院档案馆按档案保管、保护的要求做好档案保护工作，确保档案安全。
第十六条 学院党政档案主要为校内工作查考提供利用服务，原则上本单位查阅自己归档的档案，需要查阅其它单位的档案，须持单位介绍信；个人查阅档案，须持本人身份证。校外人员查阅档案，须持单位介绍信和个人身份证，并按规定收取查档费用。
第十七条 党委常委会议、党政领导联席会议和院长办公室会议等的记录，原则上只允许记录人查阅；其他人因工作需要查阅会议记录，必须经党办或院办主任同意，方能查阅。
第十八条 对形成超过三十年的档案，除未解密和需要控制的部分外，应按国家规定，报分管院长批准后，分期、分批向社会开放。
第十九条 党政档案一般不借出，确因工作需要借出者，必须办理借档手续，用完后应随即归还，学院档案馆要定期催还，发现短缺和损坏的，要追究借档者的责任。
第二十条 档案复制应由学院档案馆工作人员负责，利用者不得自行复制。
第五章 附 则
第二十一条 本办法由学院档案馆负责解释。
第二十二条 本办法自发布之日起实施。
