通知公告

校办通字〔2014〕8号  

各二级学院：  

为确保毕业生档案材料按时、按要求顺利归档，便于毕业生离校前档案馆能及时将毕业生个人档案提供给用人单位，现就2014届毕业生档案材料归档整理工作安排如下：  

一、必需装档材料清单  

1．毕业生体检表  

2．学习成绩总表  

3．高校毕业生登记表  

4．各学年学生鉴定表  

5．报到证存根  

6．偿还助学贷款通知书  

7．职业资格鉴定表  

8．专升本材料  

9．辅修专业成绩单  

10．大学期间获奖情况审批表，包括：三好学生标兵、三好学生、模范学生干部、优秀毕业生、优秀团员、优秀团干审批表等  

11．党员组织材料(按照学院党委组织部要求办理）  

12．其它重要材料（根据个人情况，各学院定）  

二、毕业生档案装档流程  

以院为单位，由各学院负责毕业班的辅导员全面负责，在规定时间内，组织相关人员将学生装档材料收集齐全，按照档案材料清单进行分类，再将各类档案材料以班为单位按学号大小顺序排列，整理好后移交到档案馆学生档案室进行装档。装档流程如下：  

1．所有材料装档前，请务必检查应盖公章是否加盖。（如：《高校毕业生登记表》的校印，《学籍表》的学籍管理专用章等）；  

2．将《全国普通高等学校本科毕业生就业通知书》、各学年学生登记表、高校毕业生登记表、学习成绩总表、辅修成绩单、体检表、党团材料、奖惩材料等大学档案材料分别装入袋中并在《学生档案目录》划“√”；  

3．在装袋时，请务必认真仔细核对已装入档案袋中的大学档案材料有无多装、漏装、混装现象，特别注意同名同姓学生档案的装袋。在装档过程中要做到认真细致，有条不紊，不能有丝毫差错；  

4．对于改寄档案的毕业生必须由负责毕业班的辅导员重新签字确认；  

5．粘贴封面，排序。将所有档案按照《2014届毕业生档案邮寄地址登记表》从小到大的顺序排好；  

6．清点。将排序的档案交由档案馆工作人员进行清点邮寄。  

三、2014届本科毕业生档案装档日程安排  

1．装档时间：  

2．装档地点：第五教学楼102室  

3．联系人：孔老师，联系电话：8241600    

四、注意事项  

1．希望各学院负责毕业班的辅导员要高度重视毕业生档案材料的整理归档工作，按照规定和要求协助做好相关工作。  

2．按照学校毕业生工作的整体安排要求，请各学院务必按指定时间到档案馆装档。  

湖北汽车工业学院办公室  

  2014 年6月3日