汽院办发〔2016〕1号
校属各单位：
档案工作是学校综合管理的重要组成部分，各立卷单位归档移交是档案管理的重要基础。根据《高等学校档案管理办法》（第27号令）、《湖北汽车工业学院档案工作条例》有关规定及2016年档案工作安排，学校2015年度档案材料移交工作现已开始。同时，今年我校已申报创建十堰市档案达标先进单位，6月份必须向市档案局上报2015年度各类档案归档和全文扫描数据。为确保档案移交、创建工作的顺利开展，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2015年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、基建、设备管理、财务、出版、外事及其他各项活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均应归档。
2.各二级单位文件材料的归档范围请参照《湖北汽车工业学院档案立卷部门归档范围和保管期限表》（试行），此表可以在档案馆网站http://dag.huat.edu.cn/（综合档案→部门归档指南）或“汽院档案工作群”点击下载。若有超出此归档范围、同时具有存档利用价值的文件材料也应归档并移交。
3.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。经档案馆检查无误后，请各单位将纸质文件材料和电子版一同归档。
4.2015年度各单位获奖证书（个人）、奖牌、奖杯、锦旗（市级以上）和具有保存价值的实物档案，应按要求整理归档。
5.补遗卷，即：以往年度各单位应归档,但尚未归档移交的文件材料。
二、归档要求
1.根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规规定，对应当立卷归档的材料，要定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中统一管理，任何单位及个人不得据为己有。校属各单位要高度重视，关心支持档案工作，切实加强领导，精心组织实施，迅速行动起来扎实开展好2015年度档案材料的归档移交工作。档案馆同时下发档案移交通知书（纸质版)。
2.各单位档案工作分管领导要亲自过问督办，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本单位文件材料的收集、整理、归档，按时按要求向档案馆移交。
3.归档文件材料必须是原件且齐全、完整、准确，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项，不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，确保“应收尽收、应归尽归”。
4.在2015年度重大活动、重要事件中形成的文件材料，各相关单位要按照《湖北汽车工业学院重大活动档案资料管理办法》及时整理归档并移交。近年来新设置的校属直属机构应结合工作实际明确本单位的档案归档范围和保存时限，并指定专人负责归档移交工作。
5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）、时间等文字说明。2015年度反映学校各类重要活动重大事件的照片由宣传部归档移交（包含电子版）。毕业生合影照片由各二级学院收集、整理、移交。
三、移交时间
各单位归档的各类档案材料请于2016年4月20日前移交档案馆。
四、移交要求
1.移交验收：各单位对本单位归档的档案材料真实性、完整性负责，主要负责人审核无误后签字确认。兼职档案员移交档案时，交接双方当面检查，对照目录进行验收，不符合归档要求的须退回原单位返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续：各单位移交档案材料时必须填写档案移交目录，移交目录一式两份，加编页号，经交接双方签字后各留一份备查。移交目录模板，请在档案馆网站（资料下载→案卷移交目录模板）或“汽院档案工作群”点击下载。
注：照片档案移交请使用“照片档案移交目录模板”；实物档案移交请使用“实物档案移交目录模板”。
3.对于保密性强的档案材料，各单位在移交时应加以说明。
4.档案馆各类档案材料移交联系人：
郭慧琴负责接收：党群、行政、出版、外事、实物档案（获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等）档案材料；
张兰负责接收：教学、科研档案材料；
郑雪莲负责接收：基建（含房、地产证书）、设备及招投标、财会、照片（含毕业生合影照）及电子版档案材料。
若在档案整理归档中遇到问题或不清楚之处，请与以上相关负责人联系。
联系电话：8207011
汽院档案工作群号：102219994
办公地点：档案馆305室
湖北汽车工业学院办公室
2016年3月25日
