汽院办发〔2016〕4号
校属各单位：
现将《湖北汽车工业学院2016年档案工作要点》印发给你们，请遵照执行。
湖北汽车工业学院办公室
2016年4月19日
湖北汽车工业学院2016年档案工作要点
2016年是学校“十三五”规划的开局之年，是学校迎接教育部本科教学工作审核评估的评估年，也是推进综合改革的关键年。学校档案工作将以深入贯彻落实《关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》为出发点，紧紧围绕学校党政工作要点和“改革创新、质量提升”主题，认真谋划全校档案事业“十三五”发展规划，以档案规范管理创建活动和校史馆建设为抓手，深化全校档案资源体系、利用体系和安全体系建设，完善档案馆内部建设，强化档案利用服务，进一步更新观念、凝心聚力、围绕中心、服务大局，不断提升学校档案工作水平，为学校建设与发展积极贡献力量。
一、加强档案制度建设，提升档案管理水平
1.深化两办《意见》贯彻落实，出台学校档案管理新办法。要继续深化对中办、国办发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，湖北省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》精神的贯彻落实，结合省档案局、省教育厅印发的《关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》，主动思考学校档案管理工作的理念创新、制度创新，适时出台《关于进一步加强和改进学校档案工作的实施意见》、《学校档案事业“十三五”发展规划》等制度文件。
2.认真执行档案法律法规，梳理、修订、完善现有档案规章制度，健全档案工作标准和规范，履行档案工作程序，提升档案管理工作的规范化、制度化、科学化水平。将档案工作列入党委行政议事日程，纳入学校党政工作要点和学校目标管理考核指标。
二、开展依法治档宣传活动，增强师生档案意识
3.不断加强对《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）等档案法律法规和档案知识的宣传贯彻工作，利用校园报纸、广播、视频、网络、微博微信等多种媒体，广泛深入地开展档案法治宣传活动。
4.把握时间节点，在“6.9”国际档案日和“档案馆日”之际，通过开展档案法律法规进校园活动、校（院）两级中心组理论学习、教职工理论学习、档案法律法规知识竞赛等方式，延长宣传线、扩大受众面，增强广大师生档案意识，提高学校各二级单位归档意识。
5.在“12.4”国家宪法日法治宣传日时间节点，积极组织师生参加十堰市及学校组织的大型法制集中宣传活动，通过制作展板、印制宣传册、悬挂横幅、设置咨询台等方式，大张旗鼓地宣传档案法律法规，展示档案工作特色，扩大档案工作影响。
三、加强档案资源体系建设，完成2015年度各类档案的归档移交工作
6.切实做好2015年度各类档案的收集、归档、移交工作。召开学校2016年度档案工作会议，下发《关于做好2015年度档案材料移交的通知》，强化与各单位的联络沟通，确保“应收尽收、应归尽归”，认真完成各门类档案的收集、整理、归档、移交、录入等工作，确保档案资源的齐全、完整、规范、准确，大力提高归档率、完整率。
7.继续加大对基建、科研、设备、实物、声像等重点、难点门类档案的收集、征集力度和指导督办，提升馆藏档案数量和质量。严格落实《湖北汽车工业学院重大活动档案资料管理办法》，确保重大活动、重要事件档案及时归档移交。
8.调整当前的档案收集整理模式，着力建立部门立卷归档制度。在前期调研学习、宣传动员的基础上，制订学校《部门立卷归档工作规范（实施细则）》，启动“部门立卷”工作，加强档案资源前端控制，开展业务指导，稳步实施这项基础性工作。
四、加强档案利用体系建设，重视档案资源的编研开发
9.坚持“首问负责制”原则，按照档案借阅规定严格履行程序，为学校本科教学审核评估、省委巡视组进校巡视、省财务专项检查、全校人事信息数据录入、党员基本情况登记查询等重大事件重要活动，为全校师生、校友及其他利用档案人员提供热情周到、耐心细致的查档阅档咨询服务，认真填写档案利用和借阅登记，树立档案馆良好的服务形象。
10.充分发挥自身优势，积极开展档案编研，为学校的建设和发展提供重要的信息支持、资政服务。按时完成2015年度学校《大事记》、《湖北教育年鉴—湖北汽院篇》、《中国汽车工业年鉴—湖北汽院篇》以及学校《组织沿革》的编纂、审核、上报等工作。做好向省市档案局报送有关档案材料的工作。
五、加强档案安全体系建设，确保档案安全
11.加强对库房规范化的管理,严格实行“八防”制度和库房责任人制度，重点完善库房温湿度控制、杀菌防霉、防光防尘等措施。
12.严格执行档案安全保密制度、利用和借阅制度，严格落实档案入库交接等手续，定期开展安全保密教育活动，落实档案安全责任，增强防范意识，确保档案库房、档案实体、档案信息数据的安全。
六、大力推进档案信息化建设，注重电子档案的管理
13．制订学校《电子档案管理办法》，落实电子文件与纸质文件同步归档制度，加大电子档案的收集、归档力度，逐步推进数字档案与学校OA系统接口工作。加强电子信息安全保护工作，保障数字档案资源安全，定期备份，避免数据丢失。
14.进一步推进纸质档案数字化工作，量化自主加工存量档案的数字化幅面，将保存时间较久的纸质档案进行数字化扫描加工。除继续对往年档案进行计算机著录外,文书、教学类档案（永久、长期）纸质档案要实现全文扫描数字化。开发毕业生档案去向网上查询系统并挂接试运行。
七、强化档案业务学习研究，提高人员专业技术水平
15.加强档案队伍建设。开展多种形式的调研、学习和研讨，不断提高档案人员的专业素质和工作水平。围绕“档案收集整理、部门立卷及档案信息管理系统操作”等主题，邀请省市档案局专家或高校档案学专家来校业务指导，举办一次全校专兼职档案员业务培训班。
16.大力开展档案工作的管理研究和学术研究，整合档案科研资源，组织专技人员开展相关课题申报，撰写学术论文，不断提高档案工作水平。
17.有计划地选派专兼职档案员积极参加省市档案局、省高校档案学会、鄂西片区高校档案第十协作组等组织的业务培训班和学术交流会；加强与兄弟高校档案工作协作交流。
八、按照学校总体安排，全力参与校史馆建设
18.校史馆建设是2016年档案馆（校史馆)全年重要工作之一。要按照学校统一部署，全力配合完成校史资料的收集、征集、考证、整理、甄选、布展等工作。
九、夯实基础，促进管理，继续开展档案达标创建活动
19.按照十堰市档案局有关文件要求和学校档案工作安排，向市局发函计划开展“十堰市档案工作达标先进单位”创建活动，积极认真做好动员部署、目标申报、任务分解、创建自查、材料报送、迎检验收等工作。
十、强化服务意识，立足岗位比奉献
20.牢固树立“全心全意为师生服务”的宗旨，紧密结合新形势、新常态，转变工作作风，增强服务意识、奉献意识，创新工作方式，不断提高工作效能和服务质量。加强档案人员职业道德教育，立足岗位，走出去、沉下去、主动作为，坚定职业自信，乐于敬业奉献。
