通知公告

汽院办通字〔2016〕75号

关于认真做好2016级新生档案收集

移交工作的通知

各二级学院：

为严格贯彻执行国家教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》有关规定，根据学校迎新工作总体部署及2016年新生入学资格复查工作要求，现将2016级新生档案移交工作有关事项通知如下：

一、时间紧、任务重、要求严，请各二级学院高度重视，提高思想认识，在规定时间内抽调专门工作人员，集中力量全力做好2016年新生档案收集移交以及新生入学资格复查工作。

二、新生档案统一收集认真整理完毕后，由各二级学院指派熟悉此项工作的专门人员带队移交档案馆，并协助学生档案室集中开展新生入学资格复查、装档工作。档案馆不直接与学生办理档案移交手续。

三、各二级学院负责收集移交的工作人员如有变动，请及时与档案馆联系，以确保新生档案移交工作正常进行。

四、为使移交工作有序开展，请各二级学院按照《2016级新生档案移交工作时间安排表》（见附件2）执行。

附件：1.2016级新生档案移交工作注意事项

2.2016级新生档案移交工作时间安排表

湖北汽车工业学院办公室

2016年9月28日

附件1：

2016级新生档案移交工作注意事项

一、新生的高考准考证、团员证、党校结业证等证件，是属于个人保管的材料，请退给学生本人。

二、新生档案以各二级学院为单位向档案馆学生档案室移交。请各学院安排工作人员在规定的时间内协助学生档案室集中开展新生入学资格复查、装档工作。

三、移交注意事项：

1.每份档案袋的正面空白处写上班级、姓名、学号，以班为单位按学号（由小到大）排序；

2.另外要交一份以班级为单位已填写完整的2016级《新生档案移交登记表》，名单后面必须由新生本人签字（不允许划“√”或“×”），以确定档案是否上交；

3.请在新生录取通知书和入团志愿书封面的右上角，按专业、学号从小到大顺序整理，并填写《新生录取通知书、入团志愿书移交明细表》。

4.移交、复查新生档案时需各二级学院负责此项工作的专门人员以及招生办相关人员在场。

四、请及时通知缺档学生回原籍招生办提取自己的高考档案，于寒假后送交学生档案室，逾期不再受理。

五、请统一使用档案馆制定的《新生档案移交登记表》、《新生录取通知书、入团志愿书移交明细表》办理移交手续，请各学院在档案馆网站“资料下载”版块下载表格模板。

附件2：

2016级新生档案移交工作时间安排表

说明：

1.若二级学院移交工作进展较快，档案馆可以根据实际情况调整具体移交时间。

2.请各学院加强与档案馆的及时联系沟通。学生档案室联系电话：8241600  联系人：孔老师。