汽院办通字〔2016〕51号
关于做好2016届毕业生档案归档整理
工作的通知
各二级学院：
为确保毕业生档案按时、按要求顺利归档寄档，现将2016届毕业生档案的归档装档工作通知如下：
一、归档材料清单
1.毕业生体检表
2.学习成绩单
3.高校毕业生登记表
4.各学年学生鉴定表
5.毕业生就业通知书存根
6.偿还助学贷款通知书
7.职业资格鉴定表
8.专升本材料
9.辅修专业成绩单
10.大学期间获奖情况审批表，包括：三好学生标兵、三好学生、模范学生干部、优秀毕业生、优秀团员、优秀团干审批表等
11.毕业生档案邮寄地址登记表
12.其它重要材料（根据个人情况，各二级学院定）
二、毕业生档案归档装档流程
毕业生档案的移交、整理、装档工作由档案馆牵头组织开展，各二级学院积极配合共同完成这项工作。请各二级学院学工办（负责毕业生工作的辅导员）认真组织师生将毕业生档案材料收集齐全，按照《归档材料清单》进行分类，再以班级为单位、按学号顺序排列（学号由小到大依次排列）进行整理，并在规定的装档时间到档案馆学生档案室，经核查后，按要求将档案材料归（装）入每个毕业生档案袋中。装档流程具体如下：
1.所有材料装档前，请务必检查应盖公章是否加盖。（如：《高校毕业生登记表》的校印，《学生成绩单》的学籍管理专用章等）。
2.请将《归档材料清单》所涵盖的各类学生档案材料分别装入袋中并在《学生档案目录》划“√”。
3.在装袋时，请各学院务必仔细检查核对，看档案材料是否齐全、有无多装、漏装、混装等现象，特别注意同名同姓学生档案的装袋。在装档过程中要做到认真细致，有条不紊，不能有丝毫差错。
4.粘贴封面、排序。将所有学生档案按照《2016届毕业生档案邮寄地址登记表》从小到大的顺序排好。
5.清点。将排序好的档案集中移交，由档案馆工作人员进行清点，最终确认无误后邮寄。
三、2016届毕业生档案装档工作安排
1.各学院装档进度表：
| 序号 |
学院名称 |
集中装档时间 |
| 1 |
机械工程学院 |
6月27日 |
| 2 |
电气与信息工程学院 |
6月28日 |
| 3 |
材料科学与工程学院 |
6月29日 |
| 4 |
汽车工程学院 |
6月30日 |
| 5 |
经济管理学院 |
7月1日 |
| 6 |
马克思主义学院 |
7月4日 |
| 7 |
外国语学院 |
7月5日 |
| 8 |
理学院 |
7月6日 |
2.装档地点：档案馆学生档案整理室（411室）
3.联系人：孔老师
4.联系电话：8241600
四、注意事项
1.各二级学院要高度重视毕业生档案材料的归档移交及装档工作，按照规定和要求协助档案馆做好相关工作。
2.6月27日至7月6日为集中整理装档时间，请各二级学院按照规定时间派工作人员到档案馆集中整理装档，若因特殊情况时间需变动请及时与档案馆联系。
湖北汽车工业学院办公室
2016年6月24日
