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关于认真做好2021届毕业生档案归档整理工作的通知

20210607
文字:

    各二级学院、相关职能部门:

    按照学校部门立卷归档工作的有关要求,为确保毕业生档案按时按要求归档转递邮寄,现将2021届毕业生档案的归档整理装档工作通知如下:

    一、归档范围

    1.学生登记表;

    2.各学年学生鉴定表;

    3.大学期间各类奖惩材料(主要包括三好学生标兵、三好学生、模范学生干部、优秀毕业生、优秀团员、优秀团干审批表、违纪处分材料等);

    4.学习成绩单;

    5.毕业生就业通知书存根;

    6.高校毕业生登记表;

    7.学生党员档案材料;

    8.专升本材料;

    9.辅修专业成绩单;

    10.职业资格鉴定表;

    11.体检表;

    12.毕业生档案邮寄地址登记表;

    13.其他重要的档案材料。

    二、归档装档流程

    毕业生档案的移交、整理、装档工作由档案馆牵头组织开展,各二级学院、相关职能部门积极配合共同完成这项工作。请各二级学院学工办(负责毕业生工作的辅导员)认真组织师生将本院毕业生档案材料收集齐全完整,按照《归档范围》进行分类,再以班级为单位、按学号顺序(学号由小到大)排列进行整理,并在规定的装档时间到学生档案室,经仔细认真核查后,按要求将档案材料归(装)入每个毕业生档案袋中。装档流程具体如下:

    1.所有材料装档前,请务必检查应盖公章是否加盖。(如:《高校毕业生登记表》的校印、《学生成绩单》的学籍管理专用章等);

    2.请将《归档范围》所涵盖的各类学生档案材料分别装入袋中并在《学生档案目录》划“√”;

    3.在装袋时,请各学院所派师生务必仔细检查核对,看档案材料是否齐全、有无多装、漏装、混装等现象,特别要注意同名同姓学生档案的装袋情况。在装档过程中要做到认真细致,有条不紊,不能有丝毫差错;

    4.粘贴封面、排序。将所有学生档案按照《2021届毕业生档案邮寄地址登记表》从小到大的顺序排好,不要擅自改动表格样式;

    5.清点。将排序好的档案集中移交,由档案馆工作人员进行清点,最终确认无误后进行转递。

    三、毕业生档案集中整理装档工作安排

    1.各二级学院集中装档进度表:

    2.装档地点:档案馆学生档案整理室(411室)。

    3.联系人:孔老师: 62525

    张老师: 6249     联系电话:8241600。

    四、注意事项

    1.毕业生档案的归档整理工作是学校部门立卷归档工作以及目标管理考核的重要组成部分,已纳入考评,请各二级学院、相关职能部门务必高度重视,按照要求选派有责任心、工作踏实认真的师生,注重流程,认真复查,把好关口,高质量地完成这项重要工作;

    2.若因特殊情况时间需调整,请及时与档案馆学生档案室联系。

    

    档案馆

    2021年6月7日

    


8207011

nalanxue@huat.edu.cn

湖北·十堰

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