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2017届毕业生档案转递工作须知
2017-05-31 17:43  档案馆   (浏览次数:)

2017届毕业生:  

你们好!  

祝贺你们顺利完成学业,踏上人生新征程。  

学生档案是每位毕业生人生重要经历的原始记录,是毕业后办理转正定级、工龄计算、职称评聘、安家落户、社保办理、工作调动、考研深造、出国留学以及未来退休养老等事项的重要凭证,关系到同学们的切身利益,且一旦遗失或损毁将无法弥补或再造。毕业季,请大家务必高度重视、关注个人的档案情况。  

一、毕业前,请务必准确核实、填写自己的档案转递地址

1、毕业生档案的转递单位原则上与《全国普通高等学校本专科毕业生报到证》的抬头单位(签往单位)保持一致性。已签订了就业协议的毕业生,一定要认真了解清楚就业单位的人事档案管理权限以及档案托管情况,一般来说,国家机关、国有企事业单位可以自行接收、管理档案,其它各类非公有制单位、民营机构不具有人事档案管理权限,一般会委托当地的公共就业和人才服务机构来接收并代管档案。未就业、已就业但未办理档案托管手续、出国的毕业生,按照有关规定其档案原则上转递回生源所在地(原户籍)市(县、区)的毕业生就业工作主管部门。已考取外校研究生的毕业生,请携带录取学校调档函到各二级学院进行档案转递地址登记。  

2、毕业生档案原则上不留校。资教生、西部志愿者等国家规定档案可暂时保留在学校的可按有关规定执行,以上两类学生在离校前要将《资教生、西部志愿者档案暂由档案馆保管申请书》》提交学生档案室,服务期满后,本人要及时返校依据国家相关政策办理档案迁转手续。  

3、请每位毕业生务必提前核实、精准确定自己的档案接收(邮寄)单位,在《毕业生档案邮寄地址登记表》上准确、完整地填写以下关键信息:档案接收(邮寄)单位的全称及具体部门名称、详细地址(所在省、市、区县及街道门牌号)、接收单位联系人姓名及联系电话,以及本人的手机号码等,并由本人签字确认(若因特殊情况已离校请写好委托书,委托同学签字确认)。学校将严格按照各位毕业生签字确认的档案邮寄地址进行转递,若出现问题,后果由本人承担。  

4、请各二级学院学工办及负责毕业生工作的辅导员及时提醒督促毕业生核实、填写好相关信息,并将汇总后的《毕业生档案邮寄地址登记表(详见附件)》电子版以EXECL的形式发往学生档案室老师QQ:770261287。  

5、暑假前毕业生档案转递信息提交EMS服务商后,将不能再更改档案邮寄地址信息。针对就业单位有变更、已办理改派手续的毕业生,请各二级学院按照上面第四点要求统一汇总并报送。  

二、毕业后,请务必及时查核档案转递去向及接收情况

1、毕业生档案通过邮政EMS快件转递,原则上不得由本人自带。个别就业单位调档函明确要求毕业生自带档案的,可由毕业生本人持调档函、本人身份证、毕业证复印件到学生档案室办理调档手续或委托代办(需提供委托书和双方的身份证复印件)。  

2、毕业生档案去向查询方式:一是微信查询(重点推荐),档案通过EMS转递的同学,请关注湖北邮政EMS官方微信公众号:hbems11183,点击“E便民”菜单,在“学生档案查询”中输入学校代码(湖北汽车工业学院代码10525、湖北汽车工业学院科技学院代码13248)和自己的学号,即可24小时实时查询自己档案EMS邮件投递的全程状态。二是网站查询,登陆http: //www.ems.com.cn,追踪查询档案去向及投递情况(查询期一年)。  

3、毕业生离校后一定要在第一时间主动与档案接收单位联系并核实是否收到档案,以免出现“死档”或档案遗失等严重后果,并保持个人原有手机畅通三个月以上时间。EMS红卫邮局电话:0719—8522185、学生档案室电话0719—8241600。学生档案室暑期工作时间安排为:上午9:00—11:30,下午3:00—5:30,法定休息日除外。  

4、为了更好地服务于2017届毕业生,我们特编辑印制了《湖北汽车工业学院毕业生档案查询服务指南》宣传资料,分发给同学们,还将与宣传部新媒体中心联合推出关于毕业生档案转递的微信宣传专辑,大家届时可以登陆学校官微进行阅读了解。  

最后,再次提醒广大毕业生关注自己的档案转递情况,并衷心祝愿同学们心想事成、前程似锦!    

档案馆

2017年5月31日

附件【毕业生档案邮寄地址登记表(2017年).xls已下载
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