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关于做好2016届毕业生档案归档整理工作的通知
2016-06-24 14:48     (浏览次数:)

汽院办通字〔201651

 


于做好2016届毕业归档整理

工作的通知

 

各二级学院:

为确保毕业生档案按时、按要求顺利归档寄档,现将2016届毕业生档案的归档装档工作通知如下:

一、归档材料清单

1.毕业生体检表

2.学习成绩单

3.高校毕业生登记表

4.各学年学生鉴定表

5.毕业生就业通知书存根

6.偿还助学贷款通知书

7.职业资格鉴定表

8.专升本材料

9.辅修专业成绩单

10.大学期间获奖情况审批表,包括:三好学生标兵、三好学生、模范学生干部、优秀毕业生、优秀团员、优秀团干审批表等

11.毕业生档案邮寄地址登记表

12.其它重要材料(根据个人情况,各二级学院定)

二、毕业生档案归档装档流程

毕业生档案的移交、整理、装档工作由档案馆牵头组织开展,各二级学院积极配合共同完成这项工作。请各二级学院学工办(负责毕业生工作的辅导员)认真组织师生将毕业生档案材料收集齐全,按照《归档材料清单》进行分类,再以班级为单位、按学号顺序排列(学号由小到大依次排列)进行整理,并在规定的装档时间到档案馆学生档案室,经核查后,按要求将档案材料归(装)入每个毕业生档案袋中。装档流程具体如下:

1.所有材料装档前,请务必检查应盖公章是否加盖。(如:《高校毕业生登记表》的校印,《学生成绩单》的学籍管理专用章等)。

2.请将《归档材料清单》所涵盖的各类学生档案材料分别装入袋中并在《学生档案目录》划“√”。

3.在装袋时,请各学院务必仔细检查核对,看档案材料是否齐全、有无多装、漏装、混装等现象,特别注意同名同姓学生档案的装袋。在装档过程中要做到认真细致,有条不紊,不能有丝毫差错。

4.粘贴封面、排序。将所有学生档案按照《2016届毕业生档案邮寄地址登记表》从小到大的顺序排好。

5.清点。将排序好的档案集中移交,由档案馆工作人员进行清点,最终确认无误后邮寄。

三、2016届毕业生档案装档工作安排

1.各学院装档进度表:

序号

学院名称

集中装档时间

1

机械工程学院

627

2

电气与信息工程学院

628

3

材料科学与工程学院

629

4

汽车工程学院

630

5

经济管理学院

71

6

马克思主义学院

74

7

外国语学院

75

8

理学院

76

2.装档地点:档案馆学生档案整理室(411室)

3.联系人:孔老师

4.联系电话:8241600

四、注意事项

1.各二级学院要高度重视毕业生档案材料的归档移交及装档工作,按照规定和要求协助档案馆做好相关工作。

2.6月27至7月6为集中整理装档时间,请各二级学院按照规定时间派工作人员到档案馆集中整理装档,若因特殊情况时间需变动请及时与档案馆联系。

 

 

湖北汽车工业学院办公室

2016624

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