一、学校部门立卷归档工作是指学校各单位将年度内办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料等按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交到档案馆的工作。
二、各单位分管档案工作的负责人、档案员和立卷员应认真履行部门立卷归档工作的各项职责。
三、各单位的档案员和立卷员应依据本单位年度文件材料形成的规律、特点和归档要求，在档案馆的指导下，根据《湖北汽车工业学院档案分类方案、归档范围和保管期限表》，认真整理立卷，按规定移交档案馆集中统一管理，并办理交接手续。
四、档案馆应加强对各单位档案立卷归档工作的指导、检查和督促工作，保证立卷归档的质量。
五、各单位归档的所有文件材料必须做到纸质版与电子版同步归档。
六、校内机构调整、撤销前，应做好该机构有查考保存价值的文件材料的整理、立卷工作，移交到档案馆保存，任何人不得将其据为己有，或带入其他单位，或自行销毁。
七、归档的文件材料一律用钢笔书写，严禁用圆笔珠、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合乎要求的档案，档案馆有权不予接收。
八、依据《高等学校档案管理办法》对各类档案归档时限的规定，各单位档案员和立卷员应在规定的时限内完成立卷归档工作，同时填写移交目录，一式两份，移交档案馆。
